Zoek de verschillen
Zoeken naar unieke waarden in twee lijsten (Excel 2007)
Al van kindsaf aan vind ik de "zoek de verschillen" plaatjes in tijdschriften of kranten erg leuk. De eerste 6 verschillen heb ik meestal zo te pakken, maar de laatste vier (van de 10) zitten soms venijnig verborgen.
In mijn dagelijks werk heb ik niet met deze "plaatjes" te maken, maar wel met allerlei overzichten die in relatie tot elkaar staan. En aangezien de overzichten
vaak uit verschillende bronnen komen, zonder dat er een query op losgelaten kan worden, is het "zoek de verschillen" een ware uitdaging.
Uiteraard zijn er geavanceerde mogelijkheden met Chrystal reporting, maar dat is niet altijd nodig.
Stel: u werkt met 2 programma's waarin u bepaalde gegevens verwerkt, bijvoorbeeld een projectadministratie.
In het ene programma houdt u de financiele gegevens bij, in het andere de projectgegevens, zoals voortgang, planning en goedkeuringen.
Wekelijks draait u uit beide programma's een overzicht. Beide lijsten hebben een gemeenschappelijk ID (het projectnummer) dat uniek is.
Hoe weet u nu of u in het ene programma alle projecten heeft geregistreerd en in het andere alle financiele gegegevens?
Allereerst heeft u uit beide programma's een lijst nodig om deze vergelijking te kunnen maken. Maar hoe maakt u deze vergelijking,
zonder moeilijke formules?
We maken hiervoor gebruik van de functie Voorwaardelijke opmaak.
Voorbeeld: U heeft twee lijsten samengesteld in Excel (vanuit beide bronsystemen) met in elk de projectnummers (unieke ID's).
Het aantal records in beide lijsten is echter niet gelijk, de eerste trigger dat er gegevens ontbreken. Maar hoe bepaalt u nu welke dat zijn?
Volg de volgende stappen om deze (unieke) waarden in beeld te brengen.
Voor lijst 1
Voor lijst 2
Alle namen die wel in lijst 1, maar niet in lijst 2 staan, worden aangegeven door hun rode achtergrondkleur en witte tekst. Andersom geldt dit natuurlijk ook.